Utilisez Delegated Reviews dans ShareGate Protect pour acheminer les décisions de gouvernance vers les propriétaires d'espace de travail qui connaissent le mieux leur contenu.
Les propriétaires peuvent ensuite prendre la décision, et leurs actions s'exécutent immédiatement dans ShareGate Protect.
Chaque décision est enregistrée dans le Activity log.
Avant de commencer
Vous avez besoin d'un abonnement ShareGate Protect avec accès à votre espace de travail ShareGate.
Un administrateur général de votre locataire Microsoft 365 doit consentir à un ensemble d'autorisations pour activer les actions de gouvernance dans Protect.
Les propriétaires d'espace de travail que vous voulez soumettre à révision se connectent avec leur compte Microsoft 365. Ils n'ont pas besoin d'un compte ShareGate.
Comment fonctionnent les Delegated reviews
Delegated Reviews comporte trois parties :
Vous créez un lot de révision à partir de n'importe quel rapport Protect et l'envoyez par courriel.
Chaque propriétaire d'espace de travail révise les espaces de travail qui lui sont assignés dans une application dédiée, authentifiée avec son compte Microsoft 365.
Leurs décisions sont exécutées immédiatement dans Protect, et chaque décision est enregistrée dans le Activity log avec l'identité du réviseur et le motif.
Créer et envoyer une révision
Vous pouvez démarrer une révision depuis la page Reviews, ou directement depuis un rapport Sites ou Groups.
Depuis la page Reviews, sous Suggested reviews, sélectionnez Ask to review sur l'une des suggestions prédéfinies (par exemple, les espaces de travail inactifs depuis plus de 6 mois) pour démarrer un lot avec ces espaces de travail déjà sélectionnés.
Depuis un rapport, sélectionnez les espaces de travail que vous voulez soumettre à révision, puis sélectionnez Bulk actions (ou le menu ⋮ sur une seule ligne), puis Delegated reviews, puis Ask owner to review. Sélectionnez plutôt Add to draft review pour ajouter les espaces de travail à un brouillon existant.
Créer la révision
Saisissez un nom pour la révision sous Review name.
Sous What would you like to review?, choisissez un ou plusieurs types de révision : Workspace lifecycle, External sharing links, ou Guest access. Les types que vous choisissez déterminent les onglets que chaque propriétaire verra.
Sous Review expiry, définissez le délai dont disposent les propriétaires pour terminer la révision : 7, 14 (par défaut), 30, ou saisissez un nombre de jours personnalisé.
Sélectionnez Next pour personnaliser le courriel. Ajoutez un message dans la zone de texte facultative pour donner plus de contexte aux propriétaires, puis sélectionnez Send test email pour le prévisualiser dans votre propre boîte de réception.
Sélectionnez Next pour vérifier les onglets Selected Workspaces et Owners to be notified. Retirez un espace de travail avec Remove from review, ou ajoutez un propriétaire à la liste d'exclusion avec Add to Exclusion List.
Sélectionnez Launch review pour l'envoyer.
Remarque : Si l'archivage n'est pas activé sur votre locataire, Protect affiche une bannière lorsque vous sélectionnez Workspace lifecycle. En savoir plus sur l'archivage.
Astuce : ShareGate Protect enregistre automatiquement votre progression pendant que vous créez une révision. Vous pouvez fermer la fenêtre à tout moment et reprendre là où vous en étiez à partir de l'onglet Draft.
Types de révision
Les types de révision que vous sélectionnez déterminent ce que chaque propriétaire doit faire.
Type de révision | Ce que les propriétaires révisent |
Workspace lifecycle | Une seule décision par espace de travail : le conserver, le supprimer ou l'archiver (si l'archivage est activé sur votre locataire), avec un motif et une note facultative. |
External sharing links | Les liens de partage de l'espace de travail, y compris le fichier, la date de création et le nombre d'accès. Les propriétaires peuvent supprimer les liens un par un ou en masse. |
Guest access | Les utilisateurs invités ayant accès, y compris leur domaine, leur niveau d'autorisation et leur dernière date d'activité. Les propriétaires peuvent retirer l'accès utilisateur par utilisateur ou en masse. |
Suivre les révisions depuis la page Reviews
La page Reviews répertorie chaque lot de révision avec le nombre d'espaces de travail et de réviseurs, l'échéance et la progression d'achèvement. Filtrez les lots par Active, Draft, ou Closed.
Sur un lot en brouillon, sélectionnez le menu à 3 points pour Edit review ou Delete draft review.
Ouvrez un lot pour voir le statut de chaque espace de travail (Reviewed, In progress, ou Not reviewed) et qui a soumis la révision, ou passez à l'onglet Reviewers pour voir la même information par réviseur.
Sélectionnez Actions pour Send reminder à tous les réviseurs ayant des tâches en attente (jusqu'à une fois toutes les 24 heures par propriétaire), View reviewer activity pour ouvrir le Activity Log filtré sur ce lot, ou End the review pour le clore manuellement avant son échéance.
Remarque : Les rappels automatisés ne sont pas disponibles dans cette version. Renvoyez les notifications manuellement depuis la page Reviews.
Liste d'exclusion
Vous pouvez ajouter des utilisateurs ou des espaces de travail à une liste d'exclusion à l'échelle du locataire dans les paramètres de Protect. Les espaces de travail figurant sur la liste, les espaces de travail sans propriétaire, et les espaces de travail dont l'unique propriétaire est exclu sont ignorés lorsque vous envoyez une révision. Les espaces de travail ignorés apparaissent dans le résumé pré-envoi.
Journal d'activité
Chaque soumission de révision est enregistrée dans le Activity Log avec l'action effectuée, la source (Review), un horodatage, l'identité du réviseur, le motif et toute note qu'il a ajoutée, ainsi que les détails de l'espace de travail au moment de la révision. Chaque entrée renvoie au lot de révision auquel elle appartient.
Bon à savoir
Les Delegated reviews sont disponibles pour les groupes Microsoft 365 et les sites SharePoint, depuis leurs rapports respectifs. OneDrive n'est pas prise en charge au lancement.
Les actions des propriétaires sont exécutées immédiatement après la soumission. Il n'y a pas d'étape d'approbation par un administrateur avant l'application des changements.
Pour les espaces de travail ayant plus d'un propriétaire, tous les propriétaires reçoivent le courriel, mais la première soumission verrouille l'espace de travail, et seule la première réponse est enregistrée.
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Cet article a été traduit à l'aide de l'intelligence artificielle. En cas de doute, veuillez consulter la version originale en anglais.