La génération de rapports est une fonctionnalité essentielle de ShareGate Protect, avec de nombreux éléments de l’application qui ouvrent des rapports prêts à l’emploi pour vous permettre de consulter des informations détaillées sur la configuration de votre locataire.
Sur la page Reporting, vous avez accès à plusieurs rapports préconfigurés que vous pouvez modifier, créer vous-même à partir de zéro, et exporter au format CSV pour les analyser et les partager plus facilement.
Rapports préconfigurés
Des modèles de rapports préconfigurés sont disponibles sur la page Reporting, organisés en 3 catégories :
Partage excessif et sécurité
Public groups : Liste les groupes Microsoft 365 visibles par tous dans l’organisation.
Workspaces with EEEU access : Signale le contenu largement partagé au sein de l’organisation.
Workspaces with sharing links : Liste les sites avec des liens de partage anonymes, à l’échelle de l’organisation ou directs.
Sharing links : Trouve les fichiers et dossiers partagés via des liens anonymes ou à l’échelle de l’entreprise.
Groups with guests : Liste les groupes Microsoft 365 qui autorisent l’accès invité.
External guests : Identifie les invités ayant accès aux espaces de travail internes.
Prolifération et cycle de vie
Inactive workspaces : Identifie les espaces de travail inutilisés.
Ownerless groups and teams : Trouve les groupes et équipes sans propriétaire actif.
Accès et autorisations
Site collections with broken inheritance : Met en évidence les sites où les autorisations uniques diffèrent de leur parent.
Créer un rapport
Pour créer un nouveau rapport, sélectionnez Reporting dans la barre latérale puis cliquez sur Create report.
Lorsque vous cliquez sur Create report, vous pouvez choisir parmi 5 éléments différents du locataire :
Sites : Liste les sites SharePoint du locataire.
Groups : Liste les groupes Microsoft 365 du locataire.
OneDrive : Liste les comptes OneDrive for Business du locataire.
Sharing links : Liste les liens de partage créés dans le locataire.
Users : Liste les utilisateurs du locataire.
Une fois votre objet de base sélectionné, vous pouvez construire votre rapport avec des filtres et des colonnes.
Pour en savoir plus sur la personnalisation de vos rapports, consultez Reporting - Filtres et colonnes.
Générer un rapport avec l’IA
Cliquez sur Generate with AI pour décrire ce que vous souhaitez en langage simple et laisser ShareGate Protect configurer automatiquement le rapport pour vous.
Par exemple : « Afficher les Teams inactifs depuis 180 jours avec des liens de partage externes. »
Pour en savoir plus, consultez Générer des rapports personnalisés ShareGate Protect avec l’IA.
Enregistrer un rapport
Les rapports enregistrés conservent vos filtres et la configuration des colonnes sélectionnés.
Vous pouvez enregistrer un rapport de deux façons :
Depuis un nouveau rapport personnalisé
Une fois votre objet de base sélectionné et vos filtres et colonnes configurés, cliquez sur l’icône crayon à côté du titre pour lui donner un nouveau nom, puis cliquez sur Save.
Depuis un modèle de rapport préconfiguré
Après avoir personnalisé les filtres et les colonnes, cliquez sur l’icône crayon à côté du titre pour lui donner un nouveau nom, puis cliquez sur Save. Cela crée un nouveau rapport sans modifier le modèle d’origine.
Depuis les vues détaillées de rapport sur d’autres pages ShareGate Protect
Vous pouvez également enregistrer de nouveaux rapports à partir des vues détaillées de rapport sur les pages Overview et Tenant Info.
Une fois ouverts, vous pouvez les modifier et cliquer sur Save as custom report en haut de la liste pour créer un nouveau rapport.
Remarque : Vous ne pouvez renommer un rapport depuis une vue détaillée qu’après l’avoir enregistré une première fois.
Gérer vos rapports enregistrés
Pour gérer vos rapports enregistrés, rendez-vous dans la section Saved custom reports de la page Reporting.
À partir de là, vous pouvez :
Modifier le nom, les filtres ou les colonnes d’un rapport
Dupliquer un rapport pour l’utiliser comme point de départ d’un nouveau
Supprimer un rapport dont vous n’avez plus besoin
Chaque utilisateur ShareGate Protect peut avoir jusqu’à 100 rapports personnalisés enregistrés.
Remarque : Les rapports enregistrés sont personnels et ne peuvent pas être partagés directement avec d’autres utilisateurs. Pour partager les données d’un rapport, utilisez l’option Export (voir ci-dessous) pour le télécharger au format CSV.
Exporter un rapport
Vous pouvez exporter n’importe quel rapport ShareGate Protect pour partager des données ou les utiliser avec d’autres outils. ShareGate Protect exporte les rapports au format CSV, largement compatible.
Pour exporter un rapport :
Ouvrez le rapport que vous souhaitez exporter :
Depuis la page Overview/Tenant info : cliquez sur un point de données pour ouvrir son rapport détaillé.
Depuis la page Insights : cliquez sur les détails d’un insight.
Depuis la page Reporting : ouvrez un modèle de rapport ou créez un rapport personnalisé.
Cliquez sur Export.
Restez sur la page jusqu’à la fin de l’exportation.
Le temps d’exportation du rapport varie selon la taille et la complexité du locataire. Cela peut prendre plusieurs minutes si votre locataire est très volumineux.
Une fois l’exportation terminée, le fichier est disponible dans les Téléchargements de votre navigateur.
Format d’exportation
CSV uniquement.
Nom du fichier
Format :
[ReportName]_[Date]_[Time].csvLe format de la date dépend des paramètres de langue de votre navigateur.
Le nom du rapport est basé sur l’objet du locataire sur lequel porte le rapport.
Colonnes et données
L’exportation inclut les mêmes colonnes que celles affichées dans Protect.
Certaines valeurs sont adaptées pour être plus lisibles en dehors de l’application.
« Cet article a été traduit à l’aide de l’intelligence artificielle. En cas de doute, veuillez vous référer à la version originale en anglais. »