ShareGate Protect の Delegated Reviews を使用すると、コンテンツを最もよく理解しているワークスペースの所有者に、ガバナンスに関する意思決定を委任できます。
所有者が判断を行うと、その操作は ShareGate Protect 上でただちに実行されます。
すべての判断はActivity logに記録されます。
始める前に
ShareGate ワークスペースにアクセスできる ShareGate Protect のサブスクリプションが必要です。
Microsoft 365 テナントのグローバル管理者が、Protect でガバナンスアクションを有効にするための権限セットに同意する必要があります。
レビュー対象とするワークスペースの所有者は、Microsoft 365 アカウントでサインインします。ShareGate アカウントは必要ありません。
Delegated Reviews の仕組み
Delegated Reviews は、次の 3 つの要素で構成されています。
任意の Protect レポートからレビューバッチを作成し、メールで送信します。
各ワークスペースの所有者は、Microsoft 365 アカウントで認証された専用アプリで、割り当てられたワークスペースをレビューします。
所有者の判断は Protect 上でただちに実行され、すべての判断はレビュアーの ID と理由とともに Activity log に記録されます。
レビューを作成して送信する
レビューは、Reviewsページから開始することも、SitesレポートやGroupsレポートから直接開始することもできます。
ReviewsページのSuggested reviewsで、あらかじめ用意された提案(例:6 か月以上非アクティブなワークスペース)のいずれかでAsk to reviewを選択すると、それらのワークスペースが選択済みの状態でバッチが開始されます。
レポートから、レビュー対象にしたいワークスペースを選択し、Bulk actions(または 1 行のみの場合は⋮メニュー)、Delegated reviews、Ask owner to reviewの順に選択します。既存のドラフトにワークスペースを追加する場合は、代わりにAdd to draft reviewを選択します。
レビューを作成する
Review nameにレビューの名前を入力します。
What would you like to review?で、Workspace lifecycle、External sharing links、Guest accessのうち 1 つ以上のレビュータイプを選択します。選択したタイプによって、各所有者に表示されるタブが決まります。
Review expiryで、所有者がレビューを完了するまでの期間を設定します。7 日、14 日(デフォルト)、30 日、またはカスタムの日数を入力できます。
Nextを選択して、メールをカスタマイズします。任意のテキストボックスにメッセージを追加すると、所有者によりわかりやすい情報を伝えられます。その後Send test emailを選択すると、自分の受信トレイでプレビューできます。
Nextを選択して、Selected WorkspacesタブとOwners to be notifiedタブを確認します。ワークスペースを削除するにはRemove from reviewを、所有者を除外リストに追加するにはAdd to Exclusion Listを使用します。
Launch reviewを選択して送信します。
注: テナントでアーカイブが有効になっていない場合、Workspace lifecycleを選択するとバナーが表示されます。アーカイブの詳細をご覧ください。
ヒント: ShareGate Protect は、レビューを作成する際の進行状況を自動的に保存します。いつでもウィンドウを閉じることができ、Draftタブから続きを再開できます。
レビュータイプ
選択したレビュータイプによって、各所有者に依頼される内容が決まります。
レビュータイプ | 所有者が確認する内容 |
Workspace lifecycle | ワークスペースごとに 1 つの判断(保持、削除、またはアーカイブ[テナントでアーカイブが有効な場合])を行い、理由と任意のメモを添えます。 |
External sharing links | ワークスペースの共有リンク(ファイル、作成日、アクセス回数を含む)。所有者はリンクを個別または一括で削除できます。 |
Guest access | アクセス権を持つゲストユーザー(ドメイン、権限レベル、最終アクティブ日を含む)。所有者はユーザーごとまたは一括でアクセスを削除できます。 |
Reviews ページからレビューを追跡する
Reviewsページには、すべてのレビューバッチが、ワークスペース数、レビュアー数、期限、完了状況とともに一覧表示されます。バッチはActive、Draft、Closedでフィルタリングできます。
ドラフト状態のバッチでは、3 点リーダーメニューからEdit reviewまたはDelete draft reviewを選択できます。
バッチを開くと、各ワークスペースのステータス(Reviewed、In progress、Not reviewed)とレビューを送信したユーザーを確認できます。また、Reviewersタブに切り替えると、同じ情報をレビュアー別に確認できます。
Actionsを選択すると、保留中のタスクがあるすべてのレビュアーにSend reminder(所有者ごとに 24 時間に 1 回まで)を送信したり、View reviewer activityでそのバッチにフィルタリングされた Activity Log を開いたり、End the reviewで期限前に手動で終了したりできます。
注: このリリースでは自動リマインダーはまだ利用できません。Reviewsページから手動で通知を再送信してください。
除外リスト
Protect の設定で、テナント全体の除外リストにユーザーやワークスペースを追加できます。除外リストに含まれるワークスペース、所有者のいないワークスペース、唯一の所有者が除外されているワークスペースは、レビュー送信時にスキップされます。スキップされたワークスペースは、送信前のサマリーに表示されます。
Activity log
レビューが送信されるたびに、実行されたアクション、ソース(Review)、タイムスタンプ、レビュアーの ID、理由と追加されたメモ、レビュー時点でのワークスペースの詳細とともに Activity Log に記録されます。各エントリは、対応するレビューバッチにリンクされます。
知っておくべきこと
Delegated reviews は、Microsoft 365 グループおよび SharePoint サイトについて、それぞれのレポートから利用できます。OneDrive は提供開始時点ではサポートされていません。
所有者の操作は、送信するとただちに実行されます。変更が適用される前に管理者の承認ステップはありません。
所有者が複数いるワークスペースの場合、メールは全所有者に送信されますが、最初に送信された回答でワークスペースがロックされ、最初の回答のみが記録されます。
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この記事はAIによって翻訳されています。ご不明な点がある場合は、英語の原文をご確認ください。