ShareGate Protect の自動化されたポリシーを使用すると、Microsoft 365 テナントに対して定型的なガバナンスアクションを実行できます。

ポリシーが有効になると、1日に1回実行され、条件に一致するコンテンツを検出して、設定されたアクションを自動的に実行します。

ShareGate Protect では、Sites、Groups、OneDrives、Sharing Linksの4種類のポリシータイプをサポートしています。

ポリシーの仕組み

各ポリシーは3つの要素で構成されています。

Trigger: ShareGate Protect は1日に1回テナントを確認し、条件に一致するコンテンツを検出します。
Conditions: ポリシーの対象となるサイト、グループ、OneDrive、または共有リンクを定義するルールです。条件を追加すると、ShareGate Protect には現在一致している項目数が表示されます。
Action: ポリシーの実行時に、一致した項目に対して行われる処理です。

ポリシータイプとアクション

使用できるアクションは、選択したポリシータイプによって異なります。

これらのポリシータイプはワークスペースを対象とします。次の2つのアクションを使用できます。

Archive workspaces: 一致したワークスペースを読み取り専用にします。アーカイブされたワークスペースは、SharePoint 管理センターから復元できます。
Delete workspaces: 一致したワークスペースとそのコンテンツを完全に削除します。

注: ワークスペースのアーカイブには、テナントで Microsoft 365 Archive(M365 Archive)が有効になっている必要があります。設定の詳細については、ShareGate Protect でワークスペースをアーカイブするをご覧ください。

Sharing Links ポリシーは共有リンクを対象とします。一致した共有リンクは、ポリシーの実行時に自動的に削除されます。

Create new policyをクリックし、ポリシータイプ(Sites、Groups、OneDrives、Sharing Linksのいずれか)を選択します。
デフォルトのタイトルの横にある鉛筆アイコンをクリックして、ポリシーに名前を付けます。
条件を定義します。Add ruleを選択してフィルターを追加します。ルールを追加すると、ShareGate Protect には現在一致している項目数が表示されます。
一致した項目数を選択すると、新しいタブでプレビューレポートが開き、有効化する前にリストを確認できます。
アクションを選択します。
ポリシーを非アクティブ(下書き)として保存するか、すぐに開始します。

注: 共有リンクに関連する Insight からポリシーを作成すると、その Insight のデフォルトルールが自動的に含まれ、削除できません。

ポリシーを開始すると、ShareGate Protect には現在条件に一致している項目数と、実行されるアクションが表示されます。I understand the riskを選択して確定し、開始します。

また、Policiesタブでポリシーカードのスイッチを切り替えることで、いつでもポリシーを有効化または一時停止できます。

ポリシーはPoliciesタブにカードとして表示されます。各カードには、ポリシーの Trigger、Conditions、Action、現在のステータスが表示されます。

ポリシーカードの三点リーダーメニューから、次の操作を行えます。

すべてのポリシーアクションは、手動でのアクションとともに Activity Log に記録されます。各エントリには、日付、実行されたアクション、関連するオブジェクト、ポリシー名が表示されます。

Activity LogのSourceフィルターを使用すると、ポリシーアクションを手動アクションと区別して表示できます。

この記事はAIによって翻訳されています。ご不明な点がある場合は、英語の原文をご確認ください。