Usa Delegated Reviews en ShareGate Protect para dirigir las decisiones de gobernanza a los propietarios de espacios de trabajo que mejor conocen su contenido.

Luego, los propietarios pueden tomar la decisión, y sus acciones se ejecutan en ShareGate Protect de inmediato.

Cada decisión se registra en el Activity log.

Antes de comenzar

Necesitas una suscripción a ShareGate Protect con acceso a tu espacio de trabajo de ShareGate.
Un administrador global en tu inquilino de Microsoft 365 debe otorgar consentimiento a un conjunto de permisos para habilitar las acciones de gobernanza en Protect.
Los propietarios de espacios de trabajo que quieras revisar inician sesión con su cuenta de Microsoft 365. No necesitan una cuenta de ShareGate.

Cómo funciona Delegated reviews

Delegated Reviews consta de tres partes:

Creas un lote de revisión desde cualquier informe de Protect y lo envías por correo electrónico.
Cada propietario de espacio de trabajo revisa los espacios de trabajo que se le asignaron en una app dedicada, autenticado con su cuenta de Microsoft 365.
Sus decisiones se ejecutan de inmediato en Protect, y cada decisión se registra en el Activity log con la identidad del revisor y el motivo.

Crea y envía una revisión

Puedes iniciar una revisión desde la página Reviews, o directamente desde un informe de Sites o Groups.

Desde la página Reviews, en Suggested reviews, selecciona Ask to review en una de las sugerencias predefinidas (por ejemplo, espacios de trabajo inactivos por más de 6 meses) para iniciar un lote con esos espacios de trabajo ya seleccionados.
Desde un informe, selecciona los espacios de trabajo que quieres revisar, luego selecciona Bulk actions (o el menú ⋮ en una sola fila), luego Delegated reviews, luego Ask owner to review. Selecciona Add to draft review en su lugar para agregar los espacios de trabajo a un borrador existente.

Crea la revisión

Ingresa un nombre para la revisión en Review name.
En What would you like to review?, elige uno o más tipos de revisión: Workspace lifecycle, External sharing links o Guest access. Los tipos que elijas determinan qué pestañas ve cada propietario.
En Review expiry, establece cuánto tiempo tienen los propietarios para completar la revisión: 7, 14 (predeterminado), 30, o ingresa una cantidad personalizada de días.
Selecciona Next para personalizar el correo electrónico. Agrega un mensaje en el cuadro de texto opcional para darles más contexto a los propietarios, luego selecciona Send test email para obtener una vista previa en tu propia bandeja de entrada.
Selecciona Next para revisar las pestañas Selected Workspaces y Owners to be notified. Quita un espacio de trabajo con Remove from review, o agrega un propietario a la lista de exclusión con Add to Exclusion List.
Selecciona Launch review para enviarla.

Nota: Si el archivado no está habilitado en tu inquilino, Protect muestra un aviso cuando seleccionas Workspace lifecycle. Más información sobre el archivado.

Consejo: ShareGate Protect guarda tu progreso automáticamente mientras creas una revisión. Puedes cerrar la ventana en cualquier momento y continuar donde lo dejaste desde la pestaña Draft.

Tipos de revisión

Los tipos de revisión que selecciones determinan qué se le pide hacer a cada propietario.

Tipo de revisión	Qué revisan los propietarios
Workspace lifecycle	Una única decisión por espacio de trabajo: conservarlo, eliminarlo o archivarlo (si el archivado está habilitado en tu inquilino), con un motivo y una nota opcional.
External sharing links	Los vínculos para compartir del espacio de trabajo, incluidos el archivo, la fecha de creación y el recuento de accesos. Los propietarios pueden eliminar vínculos de a uno o en lote.
Guest access	Los usuarios invitados con acceso, incluidos el dominio, el nivel de permisos y la fecha de última actividad. Los propietarios pueden eliminar el acceso de a uno o en lote.

Haz seguimiento de las revisiones desde la página Reviews

La página Reviews enumera cada lote de revisión con su cantidad de espacios de trabajo y revisores, la fecha límite y el progreso de finalización. Filtra los lotes por Active, Draft o Closed.

En un lote en borrador, selecciona el menú de 3 puntos para Edit review o Delete draft review.

Abre un lote para ver el estado de cada espacio de trabajo (Reviewed, In progress o Not reviewed) y quién envió la revisión, o cambia a la pestaña Reviewers para ver la misma información por revisor.

Selecciona Actions para Send reminder a todos los revisores con tareas pendientes (hasta una vez cada 24 horas por propietario), View reviewer activity para abrir el Activity Log filtrado a ese lote, o End the review para cerrarla manualmente antes de su fecha límite.

Nota: Los recordatorios automáticos no están disponibles en esta versión. Reenvía las notificaciones manualmente desde la página Reviews.

Lista de exclusión

Puedes agregar usuarios o espacios de trabajo a una lista de exclusión a nivel de inquilino en la configuración de Protect. Los espacios de trabajo en la lista, los que no tienen propietario y aquellos cuyo único propietario está excluido se omiten al enviar una revisión. Los espacios de trabajo omitidos aparecen en el resumen previo al envío.

Activity log

Cada envío de revisión se registra en el Activity Log con la acción realizada, el origen (Review), una marca de tiempo, la identidad del revisor, el motivo y cualquier nota que haya agregado, y los detalles del espacio de trabajo en el momento de la revisión. Cada entrada enlaza al lote de revisión al que pertenece.

Datos importantes

Delegated reviews está disponible para Microsoft 365 Groups y sitios de SharePoint, desde sus respectivos informes. OneDrive no es compatible en el lanzamiento.
Las acciones de los propietarios se ejecutan de inmediato al enviarlas. No hay un paso de aprobación del administrador antes de que se apliquen los cambios.
Para los espacios de trabajo con más de un propietario, todos los propietarios reciben el correo electrónico, pero el primer envío bloquea el espacio de trabajo, y solo se registra la primera respuesta.

Resumen de Delegated Reviews