Utiliza directivas automáticas en ShareGate Protect para realizar acciones de gobernanza recurrentes en tu inquilino de Microsoft 365.
Una vez activa, una directiva se ejecuta una vez al día, encuentra el contenido que cumple con tus condiciones y realiza la acción configurada automáticamente.
ShareGate Protect admite cuatro tipos de directivas: Sites, Groups, OneDrives y Sharing Links.
Cómo funcionan las directivas
Cada directiva tiene tres partes:
Disparador: ShareGate Protect revisa tu inquilino una vez al día para encontrar contenido que cumpla con tus condiciones.
Condiciones: Reglas que definen qué sitios, grupos, OneDrives o vínculos para compartir serán objetivo de la directiva. A medida que agregas condiciones, ShareGate Protect muestra cuántos elementos coinciden actualmente.
Acción: Lo que sucede con los elementos coincidentes cuando se ejecuta la directiva.
Tipos de directivas y acciones
Las acciones disponibles dependen del tipo de directiva que selecciones.
Sites, Groups y OneDrives
Estos tipos de directiva tienen como objetivo los espacios de trabajo. Hay dos acciones disponibles:
Archivar espacios de trabajo — Convierte los espacios de trabajo coincidentes en solo lectura. Los espacios de trabajo archivados pueden restaurarse desde el Centro de administración de SharePoint.
Eliminar espacios de trabajo — Elimina permanentemente los espacios de trabajo coincidentes y su contenido.
Nota: Para archivar espacios de trabajo es necesario que Microsoft 365 Archive (M365 Archive) esté activo en tu inquilino. Consulta Archivar espacios de trabajo en ShareGate Protect para obtener detalles sobre la configuración.
Sharing Links
Las directivas de Sharing Links tienen como objetivo los vínculos para compartir. Los vínculos para compartir que coincidan se eliminan automáticamente cuando se ejecuta la directiva.
Crear una directiva
Haz clic en Create new policy y selecciona el tipo de directiva: Sites, Groups, OneDrives o Sharing Links.
Haz clic en el icono de lápiz junto al título predeterminado para darle un nombre a tu directiva.
Define tus condiciones. Selecciona Add rule para agregar filtros. A medida que agregas reglas, ShareGate Protect muestra cuántos elementos coinciden actualmente.
Selecciona el número de elementos coincidentes para abrir un informe de vista previa en una nueva pestaña y revisar la lista antes de activar.
Selecciona una acción.
Guarda la directiva como inactiva (borrador) o lánzala de inmediato.
Nota: Cuando creas una directiva a partir de un Insight relacionado con un vínculo para compartir, la regla predeterminada de ese Insight se incluye automáticamente y no se puede eliminar.
Activar una directiva
Al lanzar una directiva, ShareGate Protect muestra cuántos elementos coinciden actualmente con tus condiciones y qué acción se ejecutará. Selecciona I understand the risk para confirmar y lanzar.
También puedes activar o pausar una directiva en cualquier momento desde la pestaña Policies alternando el interruptor en la tarjeta de la directiva.
Gestiona tus directivas
Las directivas se muestran como tarjetas en la pestaña Policies. Cada tarjeta muestra el disparador, las condiciones, la acción y el estado actual de la directiva.
Desde el menú de tres puntos en la tarjeta de una directiva, puedes:
Editar el nombre y las condiciones de la directiva.
Ver actividad (abre el Activity Log filtrado a todas las acciones realizadas por esa directiva).
Eliminar la directiva.
Rastrea la actividad de las directivas
Todas las acciones de las directivas se registran en el Activity Log junto con las acciones manuales. Cada entrada muestra la fecha, la acción realizada, los objetos involucrados y el nombre de la directiva.
Utiliza el filtro Source en el Activity Log para mostrar las acciones de las directivas por separado de las acciones manuales.
Limitaciones
Las condiciones son aditivas: los elementos deben cumplir con todas las reglas configuradas.
Las acciones realizadas por una directiva no se pueden deshacer.
Las directivas no pueden enviar notificaciones a los usuarios finales.
No hay opción para configurar un horario personalizado.
"Este artículo fue traducido utilizando inteligencia artificial. En caso de duda, consulta la versión original en inglés."