La generación de informes es una función central de ShareGate Protect, con muchos elementos de la aplicación que abren informes listos para que puedas revisar información detallada sobre la configuración de tu inquilino.
En la página de Reporting, tienes acceso a varios informes predefinidos que puedes modificar, crear los tuyos desde cero y exportar tus informes como archivos CSV para analizarlos y compartirlos más fácilmente.
Informes predefinidos
Las plantillas de informes predefinidas están disponibles en la página de Reporting, organizadas en 3 categorías:
Uso excesivo compartido y seguridad
Public groups: Muestra las Microsoft 365 groups visibles para todos en la organización.
Workspaces with EEEU access: Señala contenido compartido ampliamente dentro de la organización.
Workspaces with sharing links: Lista los sitios con vínculos para compartir anónimos, para toda la organización o directos.
Sharing links: Encuentra archivos y carpetas compartidos mediante vínculos anónimos o para toda la empresa.
Groups with guests: Lista los Microsoft 365 groups que permiten acceso de invitados.
External guests: Identifica invitados con acceso a espacios de trabajo internos.
Expansión y ciclo de vida
Inactive workspaces: Identifica espacios de trabajo sin uso.
Ownerless groups and teams: Encuentra grupos y Teams sin un propietario activo.
Acceso y permisos
Site collections with broken inheritance: Destaca los sitios donde los permisos únicos difieren de su elemento principal.
Crear un informe
Para crear un nuevo informe, selecciona Reporting en la barra lateral y haz clic en Create report.
Al hacer clic en Create report, puedes seleccionar uno de los 5 elementos diferentes del inquilino:
Sites: Lista los sitios de SharePoint en el inquilino.
Groups: Lista los Microsoft 365 Groups en el inquilino.
OneDrive: Lista las cuentas de OneDrive for Business en el inquilino.
Sharing links: Lista los vínculos para compartir creados en el inquilino.
Users: Lista los usuarios en el inquilino.
Una vez que selecciones tu objeto base, puedes construir tu informe con filtros y columnas.
Para saber más sobre cómo personalizar tus informes, consulta Reporting - Filtros y columnas.
Generar un informe con IA
Haz clic en Generate with AI para describir lo que necesitas en lenguaje sencillo y deja que ShareGate Protect configure el informe automáticamente por ti.
Por ejemplo: "Mostrar Teams inactivos durante 180 días con vínculos para compartir externos."
Para más información, consulta Generar informes personalizados de ShareGate Protect con IA.
Guardar un informe
Los informes guardados conservan los filtros y la configuración de columnas que seleccionaste.
Puedes guardar un informe de dos maneras:
Desde un informe personalizado nuevo
Una vez que hayas seleccionado tu objeto base y configurado los filtros y columnas, puedes hacer clic en el ícono de lápiz junto al título para darle un nuevo nombre y luego hacer clic en Save.
Desde una plantilla de informe predefinida
Después de personalizar los filtros y columnas, haz clic en el ícono de lápiz junto al título para darle un nuevo nombre y luego haz clic en Save. Esto crea un nuevo informe sin modificar la plantilla original.
Desde vistas detalladas de informes en otras páginas de ShareGate Protect
También puedes guardar nuevos informes desde las vistas detalladas de informes en las páginas de Overview y Tenant Info.
Una vez abiertas, puedes modificarlas y hacer clic en Save as custom report en la parte superior de la lista para crear un nuevo informe.
Nota: Solo puedes cambiar el nombre de un informe desde una vista detallada después de haberlo guardado al menos una vez.
Gestionar tus informes guardados
Para gestionar tus informes guardados, ve a la sección Saved custom reports en la página de Reporting.
Desde ahí puedes:
Editar el nombre, filtros o columnas de un informe
Duplicar un informe para usarlo como base para uno nuevo
Eliminar un informe que ya no necesites
Cada usuario de ShareGate Protect puede tener hasta 100 informes personalizados guardados.
Nota: Los informes guardados son personales y no se pueden compartir directamente con otros usuarios. Para compartir los datos de un informe, utiliza la opción Export (ver abajo) para descargarlo como archivo CSV.
Exportar un informe
Puedes exportar cualquier informe de ShareGate Protect para compartir datos o usarlos con otras herramientas. ShareGate Protect exporta los informes como archivos CSV ampliamente compatibles.
Para exportar un informe:
Abre el informe que deseas exportar:
Desde la página de Overview/Tenant info: haz clic en un dato para abrir su informe detallado.
Desde la página de Insights: haz clic en los detalles de un insight.
Desde la página de Reporting: abre una plantilla de informe o crea un informe personalizado.
Haz clic en Export.
Permanece en la página hasta que termine la exportación.
El tiempo de exportación del informe variará según el tamaño y la complejidad del inquilino. Puede tardar varios minutos si tienes un inquilino muy grande.
Cuando la exportación termine, el archivo estará disponible en las Descargas de tu navegador.
Formato de exportación
Solo CSV.
Nombre del archivo
Formato:
[ReportName]_[Date]_[Time].csvEl formato de la fecha sigue la configuración de idioma de tu navegador.
El nombre del informe se basa en el objeto del inquilino sobre el que se informa.
Columnas y datos
La exportación incluye las mismas columnas que ves en el informe dentro de Protect.
Algunos valores se ajustan para que sean más fáciles de leer fuera de la aplicación.
"Este artículo fue traducido usando inteligencia artificial. En caso de duda, consulta la versión original en inglés."