Puedes exportar los datos de tu migración como XSLX o CSV, modificar los metadatos de tu contenido en Excel y aplicar tus cambios durante la migración.
Las funciones Export metadata y Import and copy están disponibles para Copy content only, Import from file share, Import from Google Drive, y Bulk edit content.
Índice
Cómo hacerlo
Sigue los pasos de la operación que deseas realizar a continuación hasta llegar al punto donde puedas ver tu contenido.
Selecciona el contenido que deseas copiar o modificar en el panel de origen.
Haz clic en Mappings para aplicar asignaciones antes de exportar tu archivo.
Ajusta tus copy options.
Nota: Tus asignaciones y opciones de copia afectarán los metadatos de tu archivo. Por ejemplo, si asignas un usuario, el usuario original será reemplazado por el usuario asignado en la columna Created by del documento que creó.Haz clic en Export metadata debajo de la lista de origen para exportar tus datos.
Haz clic en Export. Puedes guardar tu archivo como XLSX o CSV.
Haz clic en Open the file para acceder a él y aplicar los cambios que necesites. Para aprender a editar el archivo, consulta la sección Editar el archivo a continuación.
Guarda y cierra el archivo.
De vuelta en ShareGate Migrate, haz clic en Import & edit.
Si cerraste ShareGate Migrate o no estás listo para hacer los cambios, puedes volver a acceder a la sesión desde Recent sessions.Si usaste Import & edit en el paso (9), omite este paso. Selecciona Import & copy para importar tus datos al destino.
Una vez que se complete la acción, el Migration report mostrará éxitos, advertencias o errores. Para obtener más información, consulta Tutorial: Migration report.
Editar el archivo
El archivo exportado contendrá columnas que coinciden con tu origen y destino. Por ejemplo, si tienes una columna Número de contrato en el destino pero no en el origen, encontrarás una columna Número de contrato vacía que podrás editar para cada uno de tus elementos en el archivo exportado.
Copy options
Si seleccionas la opción de copia para conservar el historial de versiones, el archivo contendrá una columna Version cuando lo exportes.
Si seleccionas la opción de copia para conservar los autores y las marcas de tiempo, el archivo contendrá valores en las columnas Created by, Created, Modified by y Modified cuando lo exportes.
Nota: Cuando copias archivos de un servidor a otro, Windows actualiza su fecha Created a la fecha de la copia.
Nombre de archivo y estructura de carpetas
DestinationPath es relativo a la biblioteca. Si tu elemento está en la raíz de tu biblioteca (y no en una carpeta), solo verás el nombre del elemento con su extensión. Puedes modificar este campo para cambiar tu estructura de carpetas o cambiar el nombre de un archivo durante una migración. Por ejemplo, si deseas migrar MyItem1.xslx desde la raíz de tu biblioteca de origen a una nueva carpeta llamada AllMyItems en el destino, cambia [MyItem1.xslx] por [AllMyItems/MyItem1.xlsx].
Nota: Solo puedes cambiar el nombre de tus archivos al copiarlos. No puedes cambiar el nombre de archivos con Bulk edit content.
Valores múltiples
Si tienes columnas que pueden contener varios valores, puedes separarlos con punto y coma (';').
Tipos de contenido
Si modificas los valores en la columna ContentType, deberás tener un tipo de contenido correspondiente en el destino, o puedes usar un Content Type Mapping.
Metadatos administrados
Puedes separar tus términos con ">" para asociarlos con los subtérminos correctos si tienes una jerarquía de términos.
Por ejemplo, supongamos que tienes Term A y Term B en tu Term Store, y ambos tienen un subtérmino llamado Subterm 1. Para aplicar Subterm 1 bajo Term B:
Ingresa Term B>Subterm 1.
Versiones
Es posible importar varias versiones de archivos desde un recurso compartido de archivos a SharePoint.
Dado que los recursos compartidos de archivos no permiten que una carpeta contenga varios archivos con el mismo nombre, ya deberías tener una convención de nombres que te ayude a identificar las versiones de tu archivo.
En este ejemplo, tienes un número de versión agregado al nombre de tus archivos en tu sistema de archivos:
FileName1.0.txt
FileName1.1.txt
FileName1.2.txt
FileName1.3.txt
Cuando exportas los metadatos de estos archivos, el documento de Excel resultante mostrará los nombres de archivo originales tal cual en las columnas SourcePath y DestinationPath.
SourcePath | DestinationPath | Version |
C:\Users\user.name\Desktop\Versions\FileName1.0.txt | FileName1.0.txt | 1.0 |
C:\Users\user.name\Desktop\Versions\FileName1.1.txt | FileName1.1.txt | 1.0 |
C:\Users\user.name\Desktop\Versions\FileName1.2.txt | FileName1.2.txt | 1.0 |
C:\Users\user.name\Desktop\Versions\FileName1.3.txt | FileName1.3.txt | 1.0 |
Para importar estos archivos como versiones de un mismo archivo en SharePoint, sigue estos pasos:
Escribe tus nuevos números de versión en la columna Version.
Cambia el nombre de los archivos en la columna DestinationPath para que todos coincidan.
En este ejemplo, eliminamos los números de versión, por lo que el valor de DestinationPath se convierte en FileName.txt para todas las versiones del documento.
Guarda el archivo.
El documento de Excel resultante debería verse así:
SourcePath | DestinationPath | Version |
C:\Users\user.name\Desktop\Versions\FileName1.0.txt | FileName.txt | 1.0 |
C:\Users\user.name\Desktop\Versions\FileName1.1.txt | FileName.txt | 1.1 |
C:\Users\user.name\Desktop\Versions\FileName1.2.txt | FileName.txt | 1.2 |
C:\Users\user.name\Desktop\Versions\FileName1.3.txt | FileName.txt | 1.3 |
Cuando importas el archivo para tu migración, este le indicará a ShareGate Migrate dónde buscar las versiones del archivo a partir de los valores de SourcePath, y ShareGate Migrate reconocerá que tus archivos son diferentes versiones de un mismo archivo cuando vea que todos tienen el mismo nombre de archivo en la columna DestinationPath y diferentes números de versión en la columna Version.
Metadatos a partir de los nombres de archivos y carpetas
Es posible que quieras usar los nombres de tus archivos y carpetas como metadatos en el destino.
ShareGate Migrate extrae automáticamente valores de la ruta y del nombre del archivo para facilitarte esta tarea. Estos valores aparecen en el extremo derecho de tu archivo, en columnas que no tienen encabezado.
Encontrarás los datos en el siguiente orden (editamos el ejemplo para mostrar la ruta del archivo con los nombres de archivos y carpetas):
El nombre del elemento: el nombre de archivo con su extensión, el elemento de lista o el nombre de la carpeta.
El nombre de la carpeta principal: el nombre de la carpeta directa que contiene tu documento. Este campo no se completa cuando el elemento se encuentra en la raíz de la biblioteca.
Los nombres de todas las carpetas en la ruta del archivo: cada columna contiene el nombre de una carpeta en orden desde la raíz de la biblioteca (incluyendo la carpeta principal descrita en el punto (2)).
Consejo: Puedes usar fórmulas de Excel para mover el contenido de estos campos a otros campos de metadatos en tu archivo.
Consideraciones
Si modificas los valores en la columna SourcePath, ID o Version, ShareGate Migrate no podrá identificar correctamente tus elementos durante la importación.
No puedes cambiar el nombre de archivos con Bulk edit content.
Las fechas deben estar en formato en-US (09/12/2020 12:12) o su equivalente en ISO UTC con Z (2020-12-01T16:21:44Z), o con desfase horario (2020-12-01T16:21:44+00:00).
ShareGate Migrate no ajustará tu fecha y hora si migras a una zona horaria diferente. Esto se debe a una limitación de Excel. Las fechas se almacenan como números de serie secuenciales y no consideran datos de zona horaria. Por ejemplo, la fecha 2020-04-08 8:21 se almacena como 43929.34821, lo cual no es un formato de zona horaria.
Asegúrate de que las listas y bibliotecas de origen y destino seleccionadas sean las mismas que usaste al exportar el archivo de Excel, para evitar errores. Si importas un archivo exportado con una función diferente, podrías perder algunos datos. Por ejemplo, usar un archivo exportado con Bulk edit content en Copy content puede hacer que pierdas tus versiones.
Si modificaste los nombres de las columnas en el archivo de Excel o agregaste columnas nuevas, deberás asignar esas propiedades.
Puedes seleccionar un formato de archivo Excel o CSV. Consulta este artículo de Microsoft sobre la compatibilidad con CSV si tienes comportamientos inesperados al abrir el CSV con Excel.
Nota: No puedes exportar el archivo de metadatos con PowerShell. Puedes crearlo dentro de la aplicación y luego importarlo en tu script de PowerShell.
Este artículo fue traducido con inteligencia artificial. En caso de duda, consulta la versión original en inglés.