Verwenden Sie Delegated Reviews in ShareGate Protect, um Governance-Entscheidungen an die Workspace-Besitzer weiterzuleiten, die ihre Inhalte am besten kennen.

Die Besitzer können dann die Entscheidung treffen, und ihre Aktionen werden sofort in ShareGate Protect ausgeführt.

Jede Entscheidung wird im Activity log protokolliert.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen ein ShareGate Protect-Abonnement mit Zugriff auf Ihren ShareGate-Workspace.
Ein Globaler Administrator in Ihrem Microsoft 365-Tenant muss einer Reihe von Berechtigungen zur Aktivierung von Governance-Aktionen in Protect zustimmen.
Die Workspace-Besitzer, die Sie überprüfen lassen möchten, melden sich mit ihrem Microsoft 365-Konto an. Sie benötigen kein ShareGate-Konto.

So funktionieren Delegated Reviews

Delegated Reviews besteht aus drei Teilen:

Sie erstellen einen Überprüfungsstapel aus einem beliebigen Protect-Bericht und versenden ihn per E-Mail.
Jeder Workspace-Besitzer überprüft seine zugewiesenen Workspaces in einer eigenen App, authentifiziert mit seinem Microsoft 365-Konto.
Ihre Entscheidungen werden sofort in Protect ausgeführt, und jede Entscheidung wird im Activity log zusammen mit der Identität des Prüfers und dem Grund protokolliert.

Eine Überprüfung erstellen und senden

Sie können eine Überprüfung über die Seite Reviews starten oder direkt über einen Sites- oder Groups-Bericht.

Wählen Sie auf der Seite Reviews unter Suggested reviews die Option Ask to review bei einem der vorgefertigten Vorschläge aus (zum Beispiel Workspaces, die seit über 6 Monaten inaktiv sind), um einen Stapel mit diesen bereits ausgewählten Workspaces zu starten.
Wählen Sie in einem Bericht die Workspaces aus, die überprüft werden sollen, und wählen Sie dann Bulk actions (oder das Menü ⋮ in einer einzelnen Zeile), dann Delegated reviews und dann Ask owner to review. Wählen Sie stattdessen Add to draft review, um die Workspaces zu einem bestehenden Entwurf hinzuzufügen.

Die Überprüfung erstellen

Geben Sie unter Review name einen Namen für die Überprüfung ein.
Wählen Sie unter What would you like to review? einen oder mehrere Überprüfungstypen aus: Workspace lifecycle, External sharing links oder Guest access. Die von Ihnen gewählten Typen bestimmen, welche Tabs jeder Besitzer sieht.
Legen Sie unter Review expiry fest, wie viel Zeit die Besitzer zum Abschließen der Überprüfung haben: 7, 14 (Standard), 30 oder eine benutzerdefinierte Anzahl von Tagen.
Wählen Sie Next, um die E-Mail anzupassen. Fügen Sie im optionalen Textfeld eine Nachricht hinzu, um den Besitzern mehr Kontext zu geben, und wählen Sie dann Send test email, um eine Vorschau in Ihrem eigenen Posteingang anzuzeigen.
Wählen Sie Next, um die Tabs Selected Workspaces und Owners to be notified zu überprüfen. Entfernen Sie einen Workspace mit Remove from review, oder fügen Sie einen Besitzer mit Add to Exclusion List zur Ausschlussliste hinzu.
Wählen Sie Launch review, um sie zu versenden.

Hinweis: Wenn die Archivierung in Ihrem Tenant nicht aktiviert ist, zeigt Protect einen Banner an, wenn Sie Workspace lifecycle auswählen. Weitere Informationen zur Archivierung.

Tipp: ShareGate Protect speichert Ihren Fortschritt automatisch, während Sie eine Überprüfung erstellen. Sie können das Fenster jederzeit schließen und im Tab Draft dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben.

Überprüfungstypen

Die von Ihnen ausgewählten Überprüfungstypen bestimmen, worum jeder Besitzer gebeten wird.

Überprüfungstyp	Was die Besitzer überprüfen
Workspace lifecycle	Eine einzelne Entscheidung pro Workspace: behalten, löschen oder archivieren (falls die Archivierung in Ihrem Tenant aktiviert ist), mit einem Grund und einer optionalen Notiz.
External sharing links	Die Freigabelinks des Workspace, einschließlich Datei, Erstellungsdatum und Zugriffsanzahl. Besitzer können Links einzeln oder in großer Anzahl entfernen.
Guest access	Die Gastbenutzer mit Zugriff, einschließlich Domäne, Berechtigungsstufe und letzter Aktivität. Besitzer können den Zugriff pro Benutzer oder in großer Anzahl entfernen.

Überprüfungen über die Seite Reviews verfolgen

Die Seite Reviews listet jeden Überprüfungsstapel mit Workspace- und Prüferanzahl, Frist und Abschlussfortschritt auf. Filtern Sie Stapel nach Active, Draft oder Closed.

Wählen Sie bei einem Entwurfsstapel das Drei-Punkte-Menü, um Edit review oder Delete draft review auszuwählen.

Öffnen Sie einen Stapel, um den Status jedes Workspace (Reviewed, In progress oder Not reviewed) und die Person zu sehen, die die Überprüfung eingereicht hat, oder wechseln Sie zum Tab Reviewers, um dieselben Informationen nach Prüfer sortiert zu sehen.

Wählen Sie Actions, um mit Send reminder allen Prüfern mit ausstehenden Aufgaben eine Erinnerung zu senden (maximal einmal alle 24 Stunden pro Besitzer), mit View reviewer activity das nach diesem Stapel gefilterte Activity Log zu öffnen, oder mit End the review die Überprüfung manuell vor Ablauf der Frist zu beenden.

Hinweis: Automatische Erinnerungen sind in dieser Version nicht verfügbar. Senden Sie Benachrichtigungen manuell über die Seite Reviews erneut.

Ausschlussliste

Sie können Benutzer oder Workspaces in den Protect-Einstellungen zu einer tenantweiten Ausschlussliste hinzufügen. Workspaces auf dieser Liste, Workspaces ohne Besitzer und Workspaces, deren einziger Besitzer ausgeschlossen ist, werden beim Versenden einer Überprüfung übersprungen. Übersprungene Workspaces werden in der Zusammenfassung vor dem Versand angezeigt.

Activity log

Jede eingereichte Überprüfung wird im Activity Log protokolliert, zusammen mit der durchgeführten Aktion, der Quelle (Review), einem Zeitstempel, der Identität des Prüfers, dem Grund und einer eventuell hinzugefügten Notiz sowie den Workspace-Details zum Zeitpunkt der Überprüfung. Jeder Eintrag verlinkt zurück zu dem Überprüfungsstapel, zu dem er gehört.

Gut zu wissen

Delegated Reviews sind für Microsoft 365-Gruppen und SharePoint-Websites über die jeweiligen Berichte verfügbar. OneDrive wird zum Start nicht unterstützt.
Die Aktionen der Besitzer werden sofort nach dem Einreichen ausgeführt. Es gibt keinen Genehmigungsschritt durch einen Administrator, bevor Änderungen wirksam werden.
Bei Workspaces mit mehr als einem Besitzer erhalten alle Besitzer die E-Mail, aber die erste Einreichung sperrt den Workspace, und nur die erste Antwort wird erfasst.

Delegated Reviews – Übersicht